Как организовать переговорку и не допустить ошибок

Обустройство переговорной комнаты отличается от планирования рядового кабинета. Мы подготовили для вас список того, что нельзя упускать из виду при организации этой зоны.

• 1. Определитесь, кто будет посещать переговорку. Если она нужна для коммуникации с партнерами и клиентами, то ее нужно вынести в представительскую часть офиса (фронт-офис). Если переговорка нужна для общения команды, то местоположение не так важно: можно организовать ее в рабочей зоне (бэк-офис).
• 2. Минимальный объем — 6 м2, работать в таком помещении одновременно могут всего 3-4 человека. Переговорка на большее количество сотрудников не должна быть тесной: это угнетает.
• 3. В ней обязательно должно быть окно или, в крайнем случае, источник яркого и теплого света (не менее 500 лк).  Иначе будет психологически некомфортно находиться здесь долго.

• 8. Определитесь, какой вам нужен уровень технической оснащенности. Крупные компании, часто ведущие переговоры с иногородними партнерами, обустраивают переговорные комнаты профессиональными системами конференц-связи. Небольшой фирме достаточно оборудовать комнату магнитно-маркерной доской, проектором и экраном, а также достаточным количеством розеток для рабочих ноутбуков.
• 9. Разработайте порядок использования переговорной комнаты и создайте четкую инструкцию, кто и как может ее забронировать.

Лайфхак: функции отсутствующего окна может взять на себя прозрачная стена, она сделает помещение просторнее и свободнее.

• 4. Избегайте  резких углов в дизайне помещения и мебели, а также колор-блокинга: контрастных сочетаний ярких цветов. Это поможет создать уютную атмосферу в переговорной комнате.
• 5. Сердце переговорки — это рабочая зона со столом и стульями. Стол должен быть круглым или овальным, чтобы каждый чувствовал себя равноценным участником. Прямоугольные столы с явно выраженным местом начальника подходят только для жестких переговоров.
• 6. Выбирайте мебель из пластика и стекла для комнаты небольшого размера: она визуально не загромождает пространство и при этом выглядит стильно. Но учтите, что такой стол потребует ежедневного ухода, потому что на стеклянной столешнице остаются отпечатки пальцев.
• 7. Установите в опен спейсе раздвижные перегородки, если площадь вашего офиса не позволяет выделить отдельное пространство под переговорную зону.