1. Определите цели и задачи.
У любого совещания должны быть определены цель и вопросы обсуждения. Для этого требуется предварительная подготовка. Лучше всего, чтобы организатор заранее сделал рассылку всем участникам и оповестил об актуальной повестке. Таким образом, все смогут заранее подготовиться и найти необходимую информацию и не нужно будет тратить время на повторное объяснение, почему “мы все сегодня собрались”. Также следует вести протокол или хотя бы заметку, в которых будут зафиксированы принятые решения, определены дальнейшие шаги и закреплены зоны ответственности. Без этого документа совещание нельзя считать результативным.
2. Определите количество участников.
Обсуждение рабочих вопросов проходит продуктивно, если в нем участвуют не более восьми-десяти человек. Совещание – это не конференция, где один выступающий и 300 зрителей. Как правило пара наиболее активных сотрудников держат основную линию коммуникации, а остальные воспринимают это как “вроде бы провели совещания, день прошёл не зря, работа проделана, эмоции заложены, силы потрачены”. Ограничьте круг участников и пригласите только наиболее заинтересованных.
3. Тайминг.
Идеальная продолжительность совещания – до 45 минут. Во-первых, человеческий мозг не сможет дольше концентрироваться на вопросе обсуждения и продуктивно потреблять информацию. Во-вторых, чем больше сжаты сроки дискуссии, тем меньше лишних обсуждений. Если планируется довольно масштабное совещание, то лучше его разделить на получасовые отрезки с небольшими перерывами.
4. Место встречи.
Для успешного совещания обязательно должно быть ощущение уединения, чтобы посторонние не смогли стать частью коммуникации или разрушить ее. Если это разговор пары коллег, то отлично подойдёт парочка диванов с высокой звукоизолирующей спинкой, стоящих напротив друг друга. Если участников чуть больше, то отличной подойдёт маленькая переговорка, о тренде на такие "huddle room" мы писали совсем недавно. Ну а любая компания размером больше чем в пару десятков человек абсолютно точно не обойдётся без полноценной переговорной комнаты, оборудованной по всем современным стандартам. Помочь выбрать мебель в такую поможет наш недавний топ.
5. Выбирайте время правильно.
Подходящее время для проведения совещания – это около 11 часов утра. Сотрудники уже включились в рабочий день, выпили кофе (и поболтали у кофемашины), определили задачи на день, а обеденное время еще не наступило. Не стоит проводить обсуждение рано утром, когда коллеги только-только зашли в офис, и поздно вечером, когда все уже спешат домой. В этих случаях решение поставленных задач будет найдено “для галочки”. Если говорить о выборе дня на неделе, то вторник и четверг наиболее оптимальны. В первом случае сотрудники уже настроились на рабочую неделю, а во втором после совещания есть еще время на неделе что-то исправить.
Источник: https:/prime-wood.ru/news/5meeting-rules/
Компания «Даминарт» поможет вам сделать максимально эффективный проект «под ключ». Команда конструкторского отдела разработает успешную планировку под ваш магазин или офис. А благодаря собственному производству мы изготовим оборудование качественно и в срок.
Мы работаем с торговыми помещениями различной планировки. Заказать дизайн-проект под ключ можно по телефону +7 (351) 220 47 71 или отправьте заявку на почту info@daminart.ru. Компания «Даминарт» располагается по адресу г. Челябинск, ул. Линейная, 94